Как организовать планирование платежей без бумажной рутины

Трудно представить себе компанию, которая не стремится управлять своими деньгами. Но без автоматизации этот процесс может превратиться в бумажную рутину, когда на столе у финансового менеджера складируют счета на оплату, которые нужно просмотреть и подписать. Гораздо удобнее, чтобы сотрудники компании могли решать вопросы по оплате дистанционно, не сталкиваясь с бумажной работой. Для этого предприятию необходима система казначейских заявок на платежи.

Как работает система казначейских заявок?

Идея системы заявок заключается в том, чтобы каждый сотрудник компании мог планировать и обрабатывать платежи, не покидая рабочего места. В качестве примера давайте представим, что руководителю отдела снабжения нужно оплатить счет от поставщика. В этом случае он может создать электронную заявку в специализированной программе, указать контрагента, сумму и цель платежа, и направить заявку на рассмотрение.

Обрабатывать платеж могут сразу несколько сотрудников, у которых есть доступ к той же программе. Это ответственные лица, которые согласуют заявку, проверяют, укладывается ли она в бюджет и передают заявку на утверждение. Как правило, утверждением занимается генеральный директор компании. После утверждения платеж нужно оплатить – это может сделать бухгалтер, который на основании заявки формирует в программе платежное поручение и отправляет его в банк.

Пример такой системы заявок можно встретить в программе 1С:Управляющий. Здесь есть возможность создавать заявки, согласовывать и утверждать их, сравнивать с доступным бюджетом движения денег и оплачивать с помощью Клиент-банка. После этого, при загрузке банковской выписки из Клиент-банка программа автоматически определяет, какие из заявок оплачены. Также в программе достаточно простой интерфейс, что позволяет привлечь к работе с заявками сотрудников любых должностей и с разным уровнем финансовых знаний.

В какой день и с какого счета оплатить заявку?

Система заявок автоматизирует работу сотрудников по созданию, согласованию, утверждению и оплате заявок. Но для их оплаты нужно понимать, сколько денег будет на расчетных счетах компании в тот или иной день, чтобы не допустить «кассовых разрывов». Эту конкретную задачу решает Платежный календарь.

По сути платежный календарь – это таблица, в которой отражены все плановые поступления и платежи денег на каждый день. Исходя из этого можно получить информацию о плановых остатках денег по каждому расчетному счету и понять, хватит ли у компании средств на оплату очередной заявки. В идеале календарь должен взаимодействовать с системой заявок, чтобы после утверждения каждый платеж попадал в календарь и с учетом этого плановые остатки на счетах заново пересчитывались.

С помощью платежного календаря финансовый менеджер сможет распределить заявки по дням и расчетным счетам таким образом, чтобы у предприятия всегда было достаточно средств для совершения платежей.

Хороший пример платежного календаря можно найти в 1С:Управляющем. Он работает в связке с заявками на оплату и отражает полную картину предстоящих платежей по всем расчетным счетам. Здесь предусмотрена возможность перетаскивать заявки между расчетными счетами и датами с помощью мышки, чтобы быстро устранять «кассовые разрывы».